Zabezpieczenie należytego wykonania umowy - którą formę wybrać?

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy to ważny element każdej współpracy – chroni zamawiającego na wypadek, gdyby wykonawca nie wywiązał się z ustaleń. Dotyczy to zwłaszcza kontraktów w zamówieniach publicznych, gdzie ryzyko błędów czy opóźnień może sporo kosztować. Dobrze dobrane zabezpieczenie daje spokój i pewność realizacji. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje interesy są właściwie chronione – sprawdź, jak możemy Ci w tym pomóc.

Czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest obowiązkowe?

Tak – w przypadku zamówień publicznych zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest obowiązkowe. Wykonawca musi je wnieść przed podpisaniem umowy, a jego brak może uniemożliwić realizację kontraktu. Obowiązek ten wynika wprost z ustawy prawo zamówień publicznych. W sektorze prywatnym nie jest ono wymagane ustawowo, ale często stosuje się je dobrowolnie – szczególnie przy większych lub bardziej ryzykownych projektach. To rozwiązanie, które zabezpiecza obie strony i minimalizuje ryzyko strat.

Formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych, zabezpieczenie można wnieść w kilku różnych formach – najczęściej są to:

• gotówka – najprostsza forma, ale zamraża środki wykonawcy na czas realizacji umowy.
• gwarancja bankowa – bank zobowiązuje się wypłacić określoną kwotę, jeśli wykonawca nie dotrzyma umowy.
• gwarancja ubezpieczeniowa – podobna do bankowej, ale wystawiana przez firmę ubezpieczeniową, często tańsza i bardziej elastyczna.
• poręczenie instytucji finansowej – mniej popularna forma, wykorzystywana głównie przez dużych wykonawców.

Każda z tych form ma swoje plusy i minusy – wybór zależy od rodzaju umowy, wartości kontraktu oraz indywidualnej sytuacji wykonawcy.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy - gotówka

Wielu wykonawców decyduje się na wniesienie zabezpieczenia w formie gotówki, czyli po prostu przelewu na konto zamawiającego. To najprostszy sposób, niewymagający dodatkowych formalności. Jednak choć wydaje się wygodny, w praktyce może nie być najlepszym rozwiązaniem – zwłaszcza dla firm, które chcą utrzymać płynność finansową.

Wpłacenie zabezpieczenia w gotówce oznacza czasowe zamrożenie znacznych środków – często na wiele miesięcy. Te pieniądze mogłyby w tym czasie pracować w firmie, wspierać kolejne inwestycje, kontrakty czy codzienną działalność. Co więcej, odzyskanie gotówki po zakończeniu umowy często trwa, a każda niejasność może wydłużać ten proces.

Zabezpieczenie pieniężne - wady

Zabezpieczenie pieniężne (czyli zabezpieczenie zobowiązań w formie gotówki lub depozytu pieniężnego) ma kilka istotnych wad, które mogą wpływać na decyzję o jego zastosowaniu.

• Zamrożenie środków - środki pieniężne użyte jako zabezpieczenie są „zamrożone” – nie można ich używać ani inwestować.
• Utrata potencjalnych korzyści - w czasie, gdy pieniądze są zdeponowane jako zabezpieczenie, nie przynoszą one zysków, jakie mogłyby generować np. w inwestycjach lub obrocie.
• Ryzyko inflacji - długoterminowe zabezpieczenie pieniężne narażone jest na spadek realnej wartości środków,
• Ryzyko utraty środków - w przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia w postaci gotówki, istnieje ryzyko, że mimo spełnienia warunków umowy druga strona nie zwróci środków – szczególnie jeśli brak jest skutecznego mechanizmu egzekucji
• Niewystarczające zabezpieczenie w przypadku dużych transakcji - przy transakcjach o dużej wartości pieniężne zabezpieczenie może być trudne do zebrania w odpowiedniej wysokości.

Poręczenia bankowe jako zabezpieczenie wykonania umowy

Poręczenie bankowe to jedna z możliwych form zabezpieczenia wykonania umowy. W tym przypadku to bank zobowiązuje się do zapłaty określonej kwoty zamawiającemu, jeśli wykonawca nie wywiąże się z umowy. Jest to forma bezpieczna i powszechnie akceptowana – jednak dla wielu firm wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami.

Aby uzyskać poręczenie bankowe, wykonawca musi często spełnić szereg wymogów formalnych i finansowych – takich jak zdolność kredytowa czy odpowiednie zabezpieczenia rzeczowe. Banki mogą też obciążać limit kredytowy firmy, co ogranicza jej możliwości działania w innych obszarach. Proces przyznawania poręczenia bankowego bywa czasochłonny, a koszty – wysokie, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Gwarancja bankowa jako zabezpieczenie wykonania umowy

Gwarancja bankowa to jedna z częściej wybieranych form zabezpieczenia – bank zobowiązuje się wypłacić środki zamawiającemu, jeśli wykonawca nie wywiąże się z umowy. Choć skuteczna, bywa czasochłonna i obciąża zdolność kredytową firmy, co może utrudnić finansowanie innych projektów. Dlatego wielu wykonawców wybiera gwarancję ubezpieczeniową – działa podobnie, ale jest prostsza, szybsza i nie blokuje firmowego budżetu.

Gwarancja należytego wykonania umowy

Gwarancja należytego wykonania umowy to popularna forma zabezpieczenia, w której instytucja finansowa – bank lub ubezpieczyciel – zobowiązuje się zapłacić określoną kwotę zamawiającemu, jeśli wykonawca nie wywiąże się z umowy. To bezpieczne rozwiązanie dla obu stron: zamawiający zyskuje pewność, a wykonawca nie musi zamrażać gotówki.

Coraz więcej firm wybiera gwarancję ubezpieczeniową, bo jest tańsza, łatwiejsza do uzyskania i nie wpływa na zdolność kredytową.

Jak zmienić rodzaj zabezpieczenia?

Zmiana formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest możliwa – ale wymaga zgody zamawiającego. W praktyce oznacza to, że jeśli wykonawca wniósł zabezpieczenie w gotówce, może je zastąpić np. gwarancją ubezpieczeniową – o ile zamawiający zaakceptuje taką zmianę. Warto złożyć pisemny wniosek wraz z dokumentem potwierdzającym nową formę zabezpieczenia (np. gwarancją). Często taka zmiana jest korzystna zarówno dla wykonawcy, jak i zamawiającego – szczególnie gdy poprawia płynność i bezpieczeństwo współpracy.

Ile wynosi zabezpieczenie?

W przypadku zamówień publicznych wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustalana jest przez zamawiającego – zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych. Zazwyczaj wynosi ono od 5% do 10% wartości brutto umowy, choć w uzasadnionych przypadkach może być niższe. W sektorze prywatnym wysokość zabezpieczenia jest kwestią umowną – zależy od wielkości kontraktu, stopnia ryzyka i negocjacji między stronami.